Codice Etico Raduni ed Eventi di Tanta Strada in Camper Club APS

Il presente Codice Etico ha come scopo d’indicare le linee guida per i raduni ed eventi (di seguito definiti “eventi”) che Tanta Strada in Camper Club (di seguito definito “Club”) realizza in merito alle finalità statutarie.

Il Socio che aderisce al Club manifesta, con la sua adesione, la volontà di accettare totalmente e senza riserve le disposizioni presenti nel seguente Codice Etico.

Organizzazione degli eventi.

Nel rispetto dei propri fini statutari, il Club organizza eventi per i propri Soci e familiari (di seguito semplicemente “Socio/i”), la cui programmazione è realizzata sul territorio nazionale ed internazionale, in proprio o avvalendosi di agenzie di viaggio e tour operator professionali. Il Club, nelle persone dei suoi rappresentanti designati, s’impegna a:

• Valutare le proposte d’evento e trovare soluzioni idonee a garantirne la realizzazione sia dal punto di vista tecnico-logistico che di spesa;
• Presentare il programma dell’evento, fornirne le indicazioni e le eventuali variazioni necessarie alla sua più opportuna realizzazione.;
• Verificare il regolare pagamento delle quote da parte dei partecipanti ed effettuare i pagamenti pertinenti allo svolgimento dell’evento.

Nell’ambito degli eventi possono essere designati, dai responsabili (presidente o consiglieri del Club),  degli accompagnatori a cui spetta la conduzione del gruppo assegnato. A loro compete dare le opportune indicazioni per il corretto svolgimento dell’evento. L’opera prestata dai Soci nell’organizzatore degli eventi è a titolo gratuito ed in forma volontaria. Gli organizzatori possono essere i membri del consiglio direttivo in carica, i Soci che si facciano promotori dell’organizzazione di un evento, oppure una figura esterna incaricata a svolgere tale compito, su specifico mandato.  Il singolo Socio non può intraprendere l’organizzazione privata di raduni con l’utilizzo del nome, dei loghi o ad ogni elemento che possa far riferimento, anche indirettamente, al Club.

I partecipanti acconsentono a lasciare nelle casse del Club, eventuali avanzi di cassa derivanti dal raduno.

Programma degli eventi.

Il programma dovrà riportare:

• Data di inizio e fine dell’evento;
• L’indicazione del luogo di ritrovo;
• L’itinerario previsto ed eventuali spostamenti tra località in pullman (di linea o privati) od altri mezzi di trasporto;
• La quota di partecipazione, le date di pagamento degli anticipi (se previsti) e dei saldi e come effettuare i pagamenti;
• La specifica dei servizi prestati alla voce “la quota comprende” e dei servizi esclusi e/o facoltativi alla voce “la quota non comprende”.

Gli eventuali trasferimenti in camper, se previsti, si effettueranno generalmente in autonomia od in piccoli gruppi per non arrecare problemi alla circolazione stradale. 

Il programma verrà pubblicizzato attraverso ogni strumento idoneo a tale funzione come, a puro titolo d’esempio, pubblicazione sul sito del Club, tramite pagine facebook, con mail o app.

Modifiche o variazioni del programma.

Il Club non risponde di eventuali variazioni al programma, non dipendenti dalla propria volontà. Il Club potrà, in qualsiasi momento:

• Variare il programma per cause di forza maggiore o per motivi oggettivi;
• Variare i tempi di pagamento, riaprire le iscrizioni, aprire delle liste d’attesa.

Iscrizione all’evento.

Agli eventi proposti dal Club, possono aderire tutti i Soci regolarmente iscritti al Club prima della data dell’evento. I Soci hanno priorità nell’assegnazione dei posti a disposizione. I primi giorni dalla pubblicazione dell’evento sono destinati alla raccolta delle adesioni dei soli Soci, secondo le indicazioni stabilite, di volta in volta, dal consiglio direttivo; successivamente l’evento verrà aperto anche ai non Soci che saranno accettati dopo il versamento della quota associativa e l’iscrizione all’evento.  E’ obbligatoria l’iscrizione all’evento tramite l’apposito modulo presente sul sito del Club alla pagina: www.tantastradaincamperclub.it/il-club/modulo-d-iscrizione-agli-eventi/

Le iscrizioni ricevute verranno inserite cronologicamente nella lista di partecipazione del raduno. I posti verranno assegnati in via definitiva solo a ricevimento del saldo. Il mancato versamento dell’acconto o del saldo, nei termini previsti dal programma, genera l’automatica esclusione dall’evento.

Nel caso di richieste in esubero rispetto alla disponibilità dell’evento, verrà aperta una liste d’attesa compilata cronologicamente rispetto alla data di ricevimento delle richieste, secondo le modalità sopra descritte. I Soci in lista d’attesa potranno essere inseriti in lista di partecipazione all’aumentare delle disponibilità di posti e/o al subentro a partecipanti che recedano dalla partecipazione.

Recesso e rimborsi.

Ogni partecipante potrà recedere dall’evento dandone comunicazione al Club nel più breve tempo possibile. In questi casi potrà ottenere il rimborso totale solo se sarà possibile inserire, al suo posto, un equipaggio equivalente. Le somme eventualmente trattenute dal Club serviranno per coprire i soli costi non rimborsabili dalle strutture coinvolte nella manifestazione (a puro titolo d’esempio: musei, strutture ricettive, operatori turistici, ristoranti, etc.) o per spese non frazionabili sostenute direttamente dal Club nell’organizzazione dell’evento. Viene escluso ogni rimborso imputabile a negligenza, colpa o dolo dell’equipaggio o del singolo partecipante iscritto all’evento.

Annullamento del raduno.

Ogni evento è confermato al raggiungimento del numero minimo dei partecipanti che ne rendano economicamente sostenibile il costo oppure, a discrezione del consiglio direttivo, nei casi che questi reputerà validi per il suo annullamento, anche in funzione dell’evoluzione di fatti socio-politici o sanitari presenti sul territori oggetto dell’evento stesso. In questi casi, ove possibile, verrà rimborsata la quota versata a tutti gli iscritti.

Disposizioni a cui attenersi nella partecipazione agli eventi.

Ogni partecipante, in qualità di Socio del Club, dovrà tenere un comportamento tale da non ostacolare il regolare svolgimento del raduno ne tantomeno arrecare danno al prestigio ed al decoro del Club stesso o degli altri partecipanti. In particolare, ogni partecipante:

• deve attenersi al rispetto degli orari previsti, al luogo di incontro, alle indicazioni impartire dagli organizzatori. In caso di ritardo oltre la normale tolleranza consentita, si darà seguito al regolare svolgimento del programma, escludendo il partecipante ritardatario;
• essere responsabile del comportamento tenuto dai componenti del proprio equipaggio, delle cose ed animali al seguito;
• essere in regola con tutti i documenti (personali, sanitari e degli animali al seguito) e poterli esibire, ove richiesto, per il corretto svolgimento dell’evento;
• deve presentarsi con un veicolo efficiente ed in regola con tutte le norme previste in tema di sicurezza, circolazione stradale e sosta.
• parcheggiare il proprio veicolo secondo le indicazioni fornite dagli accompagnatori o dai responsabili delle strutture ospitanti.

Il reiterarsi di atteggiamenti contrari ai principi sopra enunciato sarà causa di provvedimenti ex artt. 9 e 15 dello Statuto del Club.

Responsabilità.

Il Club declina qualsiasi responsabilità in caso di mancata o modificata esecuzione del programma, incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi causati direttamente o indirettamente da terzi o dai partecipanti all’evento.

Contestazione inerente allo svolgimento dell’evento.

I partecipanti dovranno sporgere i propri reclami in loco direttamente al fornitore del servizio (campeggi, ristoranti, musei, etc.), informando tempestivamente gli organizzatori del Club. Qualora il problema non dovesse risolversi ed ove l’organizzazione del raduno sia stata predisposta da un operatore turistico, il partecipante dovrà personalmente sporgere reclamo a tale operatore entro dieci giorni lavorativi dal rientro nella propria località, ai sensi della normativa vigente in materia, mediante l’invio all’operatore di una raccomandata AR.

Privacy ed utilizzo delle immagini

I partecipanti agli aventi autorizzano il Club al trattamento dei loro dati personali, nel rispetto della normativa in vigore, ed a utilizzare le immagini fotografiche e/o video (proprie o riprese da terzi) realizzate nel corso degli eventi, contenenti o meno la propria immagine e quella dei membri dell’intero equipaggio, compresi i minori.

In caso di diniego al trattamento della propria immagine o dei propri familiari minori, sarà richiesto di esplicitarlo al Club a mezzo di comunicazione scritta, anche via e-mail, come indicato sul nostro sito alla pagina "Privacy" ai punti 7.1 e 10.1 (https://www.tantastradaincamperclub.it/il-club/privacy/)